저는 트레이너로서 프리랜서 형태로 독립하여 운영하면서,
초기에 가장 많이 겪었던 문제가 노쇼, 지각, 환불 요청 같은 예측 불가능한 상황들이었습니다.
센터 소속일 때는 담당 매니저나 센터 운영 정책이 있었지만,
혼자 일하게 되면 이 모든 상황에 내가 직접 대응해야 합니다.
처음에는 유연하게 대처하려고 했지만, 오히려 고객과의 오해가 생기고
장기 고객을 유지하기 어려운 경우도 있었습니다.
그래서 저는 일정 기준을 만들기로 했습니다.
이번 글에서는 제가 실제로 사용하고 있는 트레이너 수업 운영 정책과 간단한 계약 가이드를 정리해보겠습니다.
1인 자영업자로 일하는 트레이너라면 반드시 갖추어야 할 내용입니다.
1. 수업 운영 정책을 반드시 문서화해야 합니다
고객과의 약속을 구두로만 전달하면 나중에 문제가 생겼을 때 기준이 애매해집니다.
간단하더라도 정해진 수업 규칙을 문서로 전달하고, 동의 받는 구조를 추천드립니다.
✅ 필수 포함 항목 (PDF or 메모장으로 정리 가능)
- 수업 횟수 / 기간 / 예약 방식
- 지각 시 처리 기준
- 결석/노쇼 시 처리 기준
- 환불/연기/양도 관련 규정
- 연락 가능 시간 및 수업 변경 요청 마감 시간
📌 팁: 카카오톡으로 전달할 수 있도록 PDF or 이미지 버전으로 만들어두면 유용합니다.
2. 지각, 결석, 노쇼 처리 기준은 명확하게 합니다
트레이너가 가장 많이 당하는 상황 중 하나는 갑작스러운 연락 없이 수업에 나타나지 않는 경우입니다.
이런 일이 반복되면 수입뿐 아니라 수업 스케줄에도 큰 영향을 줍니다.
✅ 추천 기준 예시
10분 이하 지각 | 수업 시간에서 차감, 별도 패널티 없음 |
10~20분 지각 | 수업 축소 진행, 반복 시 경고 |
당일 취소 (수업 6시간 이내) | 수업 차감 처리 |
무단 노쇼 | 수업 차감 + 주의 안내 |
정당한 사유로 사전 통보 시 | 1회에 한해 일정 변경 가능 (단, 24시간 이전 통보 조건) |
💬 고객에게 설명 시에는 “모든 고객님께 동일하게 적용되는 기준입니다”라고 전달하면 부담을 줄일 수 있습니다.
3. 수강 기간 연장과 정지 기준도 설정해야 합니다
장기 수강 고객의 경우, 휴가나 출장 등으로 일정이 불규칙해질 수 있습니다.
이때 연장이나 일시정지 기준이 없으면 무기한 지연으로 이어질 수 있습니다.
✅ 추천 정책
- 4주 프로그램: 최대 1주까지 연장 가능
- 8~12주 프로그램: 2주까지 일시정지 가능 (사전 요청 시)
- 정지 시점이 지나간 후 요청: 연장 불가
☑️ 이런 기준을 안내하면 오히려 고객 입장에서 신뢰감이 생깁니다.
“이 트레이너는 시스템이 있다”고 느끼게 됩니다.
5. 간단한 계약서를 준비해 두면 분쟁을 줄일 수 있습니다
법적인 계약서 수준이 아니어도,
간단한 양식으로 수업 조건을 정리해두는 것만으로도 불필요한 분쟁을 예방할 수 있습니다.
✅ 간단 계약서 양식 항목
- 고객명 / 연락처
- 프로그램명 / 수업 횟수 / 기간
- 결제금액 및 방식
- 운영 정책 요약 (첨부 또는 본문 포함)
- 서명 또는 동의 표시 (날짜 포함)
📌 네이버 폼, 구글 폼으로 작성하면 간단하게 동의서 형태로도 받을 수 있습니다.
✅ 마무리 정리
저는 수업 운영 정책과 계약서를 도입한 이후,
오히려 고객과의 관계가 더 원활해졌습니다.
명확한 기준이 생기니 불필요한 오해가 줄어들고,
정중하지만 단호한 운영 방식으로 전문가로서의 신뢰를 얻을 수 있었습니다.
트레이너는 고객과 신체적, 정서적으로 가까워지는 직업이기 때문에
기준이 없으면 ‘좋은 사람’으로 끝나고, 기준이 있으면 ‘전문가’로 인정받습니다.
다음 글에서는 **‘트레이너가 자주 겪는 고객 유형과 대응 전략’**에 대해 실제 상담 사례를 바탕으로 정리해보겠습니다.
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